Série: Este artigo faz parte do Framework dos 6Ps das Vendas Escaláveis • P5: Processos
Índice
- Por Que Eu Odeio Essa Verdade
- O Problema do Improviso
- Os 7 Sintomas de Vendas Por Improviso
- O Que é Sistema de Vendas (De Verdade)
- Sistema vs Improviso: A Tabela Brutal
- Os 5 Pilares de Um Sistema de Vendas
- Como Documentar Seus Processos
- O Custo Real do Improviso
- Case Real: De R$ 160k Para R$ 1 Milhão/Mês
- Seu Próximo Passo
Por Que Eu Odeio Essa Verdade (Mas Preciso Te Contar)
Cara, eu ODIAVA admitir isso.
Durante anos, eu fui O CARA do improviso. Vendedor raiz. Fechava venda na raça, no feeling, no olho no olho. Quando alguém vinha falar de “sistematizar”, eu pensava: “essa frescura de processo só mata a venda.”
Levei uma quebrada em 2012 pra finalmente engolir essa verdade: eu tava errado. Muito errado.
A história completa tá aqui se você quiser os detalhes. O resumo: empresa quebrou porque tudo estava na cabeça, nada documentado. Tudo no improviso.
Foi aí que eu entendi: Improviso não escala. Sistema escala.
Se eu tivesse processos documentados, se tivesse clientes no MEU sistema (não na cabeça do sócio), se tivesse controle… talvez não tivesse perdido tudo.
A verdade dura que demorei 17 anos pra aceitar completamente: talento vence talento quando talento não trabalha duro. Mas sistema vence talento. Sempre.
O Problema do Improviso
Improviso funciona. Eu sei que funciona. Eu fechei milhares de vendas improvisando.
Mas improviso tem 3 problemas fatais:
Problema 1: Não É Replicável
Você fecha venda no feeling, na intuição, na leitura de momento. Ótimo. Mas como você ensina isso pro próximo vendedor?
Resposta: Não ensina.
Resultado: Empresa depende 100% de você. Você não tira férias. Você não cresce. Você vira escravo do próprio negócio.
Problema 2: Não É Previsível
Mês bom: R$ 120k. Mês ruim: R$ 40k. Você não sabe explicar por quê.
Foi o mercado? Foi sorte? Foi momento? Ninguém sabe.
Quando você improvisa, você não controla o resultado.
Problema 3: Não É Otimizável
Como você melhora algo que não está documentado?
Se cada venda é diferente, você não consegue identificar padrões. Não consegue replicar o que funciona. Não consegue eliminar o que não funciona.
Improviso = loteria. Sistema = ciência.
Os 7 Sintomas de Vendas Por Improviso
Se você se identificar com 4 ou mais desses sintomas, você vende por improviso:
Sintoma 1: “Só EU Sei Vender”
Quando você tira férias, vendas param. Quando você adoece, vendas param.
A empresa não tem vendedor. Tem VOCÊ.
Custo: Você está preso. Não pode crescer. Não pode descansar.
Sintoma 2: Cada Proposta É Feita do Zero
Você não tem template. Cada proposta é uma aventura criativa de 2 horas.
Cliente pede proposta. Você abre PowerPoint. Começa do zero. Inventa o formato. Ajusta preço na hora. Envia.
Custo: Tempo desperdiçado. Propostas inconsistentes. Sem padrão de qualidade.
Sintoma 3: Follow-Up É “Quando Você Lembra”
Você não tem cadência de follow-up. É na base do: “Ah, faz 1 semana, deixa eu mandar mensagem pro João.”
Resultado? 80% dos leads morrem sem follow-up.
Custo: Você deixa dinheiro na mesa todo mês por falta de follow-up estruturado.
Sintoma 4: Você Não Sabe Quanto Vai Faturar Mês Que Vem
Na virada do mês você pensa: “Será que vai entrar R$ 80k ou R$ 30k?”
Não tem pipeline claro. Não tem visibilidade de funil. Não tem previsão.
Custo: Ansiedade constante. Impossível planejar contratações, investimentos, crescimento.
Sintoma 5: Time Não Sabe o Que Fazer Sem Você
Assistente pergunta: “Cliente X está devolvendo, o que faço?” Vendedor pergunta: “Lead Y pediu desconto, pode?” Operação pergunta: “Cliente Z quer trocar plano, como procedo?”
Tudo para na sua mesa. Porque não tem processo. Não tem manual. Não tem decisor alternativo.
Custo: Você vira gargalo. Empresa trava quando você some.
Sintoma 6: Onboarding Leva Meses
Pessoa nova entra. Leva meses pra produzir.
Por quê? Porque não tem material de treinamento, não tem script, não tem shadowing estruturado, não tem métricas claras de ramp-up.
Custo: Você paga salário por meses antes da pessoa gerar resultado.
Sintoma 7: Cada Venda É Uma Luta Diferente
Não tem padrão. Cada negociação é uma novela. Você não sabe se vai fechar até assinar contrato.
Uma venda você fecha em 2 dias. Outra leva 3 meses. Você não sabe prever.
Custo: Energia mental. Burnout. Vendas oscilam muito.
Se você marcou 4+, você vive de improviso. E improviso tem limite de crescimento.
O Que É Sistema de Vendas (De Verdade)
Sistema não é rigidez. Sistema não é robotização.
Sistema é:
“Conjunto de processos documentados, ferramentas integradas e pessoas treinadas que geram resultados previsíveis SEM depender do talento individual.”
Deixa eu quebrar isso:
1. Processos Documentados
Tudo que você faz está escrito, passo a passo:
- Como prospectar
- Como qualificar
- Como fazer proposta
- Como negociar objeções
- Como fechar
- Como fazer onboarding
Objetivo: Qualquer pessoa consegue executar lendo o processo.
2. Ferramentas Integradas
Você tem CRM, automações, templates, scripts funcionando juntos:
- Lead entra no CRM → recebe email automático
- Follow-up acontece automaticamente
- Pipeline é visual e atualizado em tempo real
- Relatórios são automáticos
Objetivo: Tecnologia faz o trabalho repetitivo. Vendedor foca em vender.
3. Pessoas Treinadas
Time sabe exatamente o que fazer, quando fazer, como fazer:
- Checklist de tarefas diárias
- Métricas claras de sucesso
- Treinamento contínuo
- Autonomia para executar
Objetivo: Vendas acontecem SEM você estar presente.
Sistema não mata criatividade. Sistema LIBERA criatividade.
Quando você tem base sólida (processo), você pode improvisar em cima. Mas sem base, você improvisa no caos.
Sistema vs Improviso: A Tabela Brutal
| Aspecto | Improviso | Sistema |
|---|---|---|
| Previsibilidade | Zero. Loteria mês a mês | Alta. Sabe quanto vai fechar com precisão |
| Dependência | 100% do fundador | Time autônomo |
| Escalabilidade | Trava em R$ 50-100k/mês | Escala para R$ 500k+ |
| Onboarding | Meses até produzir | Semanas até produzir |
| Conversão | Depende do feeling do dia | Otimizada com dados |
| Follow-up | Acontece quando lembra | Automatizado e consistente |
| Proposta | Horas por proposta, do zero | Minutos, template pronto |
| Férias | Impossível (vendas param) | Possível (vendas continuam) |
| Burnout | Alto (trabalha demais) | Baixo (delega e automatiza) |
| Crescimento | Linear (mais horas = mais vendas) | Exponencial (sistema escala) |
A verdade: Improviso tem teto baixo. Sistema tem teto alto.
Os 5 Pilares de Um Sistema de Vendas
Para construir sistema de vendas, você precisa estruturar 5 pilares:
Pilar 1: Processo de Prospecção
O quê: Como você encontra leads de forma consistente
Improviso: Depende de indicação, post que viraliza, sorte Sistema: Tráfego pago rodando, ou prospecção ativa com cadência
Documentar:
- Quantos leads você precisa por mês?
- De quais canais virão (Meta Ads? LinkedIn? Cold email)?
- Quem é responsável?
- Qual o budget alocado?
Pilar 2: Processo de Qualificação
O quê: Como você filtra quem vale a pena atender
Improviso: Atende qualquer um que aparecer Sistema: Pergunta BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) + critérios de ICP
Documentar:
- Quais perguntas fazer?
- Quais respostas classificam como “qualificado”?
- Quanto tempo máximo para qualificar?
- O que fazer com lead não-fit?
Pilar 3: Processo de Proposta e Fechamento
O quê: Como você apresenta solução e fecha venda
Improviso: Cada proposta é diferente, criada na hora Sistema: Template validado + script de apresentação + tratamento de objeções documentado
Documentar:
- Template de proposta comercial
- Script de apresentação (discovery + pitch + objeções + close)
- Objeções comuns e respostas testadas
- Quando oferecer desconto (ou não)
Pilar 4: Processo de Follow-Up
O quê: Como você nutre leads que não fecharam ainda
Improviso: Envia mensagem quando lembra (ou nunca) Sistema: Cadência automática estruturada
Documentar:
- Qual a cadência? (quantos toques e quando)
- Qual o conteúdo de cada follow-up?
- Quando desistir de um lead?
Exemplo de Cadência:
- D+1: Email agradecendo reunião + recapitulando próximos passos
- D+3: WhatsApp: “E aí, surgiu alguma dúvida?”
- D+7: Email com case de cliente similar
- D+14: Ligação: “Segue interessado? Posso ajudar com algo?”
- D+30: Email com novo conteúdo relevante
Pilar 5: Processo de Onboarding e Pós-Venda
O quê: O que acontece DEPOIS que cliente fecha
Improviso: Cliente assina contrato e fica perdido Sistema: Jornada clara de boas-vindas + kickoff + check-ins agendados
Documentar:
- Email de boas-vindas (quando e o quê)
- Kickoff (quando agendar, o que cobrir)
- Primeiros 30 dias (marcos e check-ins)
- Como pedir indicação/depoimento
Esses 5 pilares são o esqueleto do seu sistema. Sem eles, você improvisa.
Como Documentar Seus Processos (Passo a Passo)
“Ok Joel, concordo que preciso documentar. Mas como?”
Simples. Siga esses 3 passos:
Passo 1: Grave Você Fazendo
Próxima vez que você fizer uma venda, GRAVE (vídeo ou áudio).
Grave a ligação, a reunião, o pitch. Com autorização do cliente, claro.
Por quê? Porque você faz coisas no automático que não percebe. Gravar expõe seus padrões.
Passo 2: Transcreva e Documente
Assista a gravação e escreva:
- Quais perguntas você fez?
- Em que ordem?
- Como tratou objeção X?
- O que funcionou?
Transforme isso em checklist/script simples.
Ferramenta: Google Docs, Notion, Confluence. Simples e acessível.
Passo 3: Teste Com Outra Pessoa
Dá seu processo documentado para alguém do time seguir. Veja o que acontece.
- Ficou claro?
- Pessoa conseguiu executar?
- Que perguntas surgiram?
Ajuste o processo com base no feedback.
Processo documentado é processo vivo. Você vai ajustar sempre.
O Custo Real do Improviso
Improviso mata mais empresa que crise. A maioria das MPEs não quebra por falta de mercado. Quebra por falta de sistema replicável.
Por que improviso custa caro:
Leads Perdidos por Falta de Follow-Up
Sem cadência estruturada, a maioria dos leads morre sem acompanhamento. Cada lead perdido é dinheiro deixado na mesa.
Vendas Que Você Não Faz Por Estar Operando
Se você gasta a maior parte do tempo apagando incêndio e resolvendo problema operacional, sobra pouco tempo para vender.
Não Conseguir Delegar
Se não tem processo documentado, você não consegue treinar ninguém. E se não treina, não cresce.
Sistema não é custo. Sistema é investimento que se paga rápido.
Case Real: Operação de Crédito com Garantia de Imóvel
Cliente que atendi em 2021. Operação de home equity (crédito com garantia de imóveis). Time pequeno, 8 pessoas.
Situação Inicial:
- Leads chegavam de várias fontes (parceiros, site, indicação)
- Tudo em planilha Excel
- Cada vendedor tinha “seu jeito” de qualificar
- Perdiam leads por falta de follow-up
- Conversão: 3%
O Que Fizemos:
- CRM estruturado com pipeline específico (Análise → Avaliação Imóvel → Proposta → Contrato → Liberação)
- Processo de qualificação padronizado (valor imóvel, renda comprovada, finalidade do crédito)
- Cadência de follow-up automática
- Scripts validados para cada etapa
Resultado em 6 meses:
- Conversão: 3% → 11%
- Ticket médio: +40% (qualificação melhor = cliente com imóvel melhor)
- Tempo médio de fechamento: 45 dias → 28 dias
Sistema replicável. Operação deixou de depender do “vendedor bom”.
(E olha, esse case é menos chamativo que aquele de holding que cresceu 433%, mas mostra o ponto: sistema funciona em operações complexas.)
Conclusão: A Verdade Que Ninguém Quer Ouvir
Improviso é sexy. Sistema é chato.
Improviso é o vendedor carismático fechando na raça. Sistema é checklist, planilha, CRM.
Mas improviso não paga as contas quando você quer escalar.
Eu sei disso porque quebrei em 2012 improvisando. Tudo estava na minha cabeça ou na cabeça do sócio. Quando quebrou, quebrou tudo junto.
Na reconstrução, fiz diferente: documentei processos, estruturei funil, implementei CRM, criei ofertas padronizadas, defini ICP claro.
Sistema > Improviso. Sempre foi assim. Sempre vai ser.
A escolha é sua: Continuar improvisando e ficar travado. Ou sistematizar e escalar.
Let’s grow. Tijolo por tijolo.